Il quadro normativo archivistico di riferimento per gli archivi facenti capo alla piattaforma di Ad900 sono le norme ISAD e ISAAR, cui è stato adattato il programma di inserimento dati, in quattro fasi:

1. Ricognizione preliminare e realizzazione della struttura albero in ciascuno degli archivi
2. Applicazione e studio delle Isad-Isaar in relazione alle esigenze dei singoli archivi
3. Organizzazione del programma di inserimento in base alle norme Isad e Isaar
4. Realizzazione di manuali per l'inserimento dei dati

1.  Ricognizione preliminare e realizzazione della struttura albero in ciascuno degli archivi
Il progetto ha preso avvio da una necessaria e preliminare riorganizzazione dei materiali che componevano i singoli archivi dal punto di vista logico. Di qui la necessità di suddividere archivisticamente i materiali stessi in Fondi, Serie, Sottoserie, Fascicoli, Sottofascicoli e singole Unità documentarie di varia tipologia. Il documento albero costituisce, pertanto, un'utile mappa di orientamento per lo studioso che voglia comprendere la concreta struttura degli archivi. La suddivisione archivistica ha avuto, naturalmente, un immediato riflesso informatico con la realizzazione di un programma di inserimento strutturato in più livelli (che corrispondono alla scansione Archivio, Fondo, Serie, Sottoserie, Fascicoli, Sottofascicoli e singole Unità documentarie di varia tipologia).

2.  Applicazione e studio delle ISAD-ISAAR in relazione alle esigenze dei singoli archivi
Le ISAD (G) General International Standard Archival Description forniscono un quadro di riferimento per l'elaborazione di descrizioni archivistiche indipendentemente dalla tipologia e dal supporto della documentazione. Le ISAD sono state declinate sulle esigenze dei singoli archivi tenendo presenti le tipologie documentarie di fronte alla quali si sarebbe trovato, di volta in volta, lo schedatore.
In ottemperanza alle indicazioni delle ISAD campi prioritari sono stati considerati: la segnatura/e o codice/i identificativo/i; la denominazione o titolo; il soggetto produttore; la data; la consistenza dell'unità di descrizione; il livello della descrizione.
La quantità degli elementi descrittivi supplementari utilizzati per ciascuna descrizione archivistica, oltre quelli essenziali, varia in base alla natura dell'unità di descrizione.
Si sono introdotti, a completamento delle schede archivistiche, i record di autorità (authority files) secondo gli standard ISAAR (CPV) per Enti e Soggetti produttori. Presentando descrizioni di entità coinvolte a vario titolo nella produzione e conservazione di archivi, gli authority files valorizzano i soggetti (enti, persone e famiglie) e il contesto di produzione della documentazione.

3.  Organizzazione del programma di inserimento in base alle norme ISAD-ISAAR
Il programma di inserimento non coincide con l'interfaccia-utente presente sul web. Nel programma di inserimento si è strettamente realizzata la collaborazione fra competenze informatiche e archivistiche: le ISAD-ISAAR e il quadro normativo da esse fornito hanno costituito il punto di riferimento costante. Si sono create in tal senso le maschere di inserimento strutturate su più livelli (da Archivio a Unità documentaria), su più aree (da Identificazione a Controllo) e su più voci all'interno dell'area.

4.  Realizzazione di manuali per l'inserimento dei dati
In parallelo alla realizzazione del programma di inserimento è stato allestito un dettagliato manuale di istruzioni per l'inserimento dei dati. In esso sono prese in considerazione le casistiche dei dati da inserire e sono offerte precise indicazioni sulle normalizzazioni dei dati medesimi nonché sulle modalità di inserimento.